Hoe verloopt een pre-employment check? De 4 stappen naar een rechtmatig onderzoek.
Een nieuw cv op je bureau voor een sleutelfunctie? Het ziet er strak uit: de juiste diploma's, een indrukwekkende lijst werkervaring en een professionele profielfoto. En een cv is van papier. Het is een commercieel document waarin een kandidaat de allerbeste versie van zichzelf presenteert.
Een verkeerde aanname kost bakken met geld, en kan je bedrijfscultuur of reputatie flink beschadigen. Een zogenaamde 'bad hire' wil je dus voorkomen! Een professionele backgroundcheck beschermt je onderneming tegen integriteitsrisico's, interne fraude, misleidende cv's en datalekken.
Hoe pak je zo'n screening correct en legaal aan? Mijn kantoor deelt het onderzoek op in een aantal duidelijke, wettelijk afgebakende stappen.
Stap 1: De wettelijke basis (artikel 74 WPO)
Alles staat of valt met de wetgeving. Sinds de nieuwe WPO-wetgeving is een achtergrondonderzoek bij sollicitanten aan banden gelegd. Even snel een referentie bellen of de geschiedenis van een topkandidaat uitspitten mag niet zomaar.
Art. 74 van de WPO stelt dat elke screening aan twee voorwaarden moet voldoen:
Transparantie: De kandidaat moet vooraf weten wie de opdrachtgever is, en wat het doel en de aard van het onderzoek is.
Toestemming: De sollicitant moet vooraf zijn of haar uitdrukkelijke, schriftelijke akkoord hebben gegeven.
Zonder dit juridisch fundament is een screening niet conform de regels, en is het niet toegestaan een onderzoek op te starten.
Stap 2: Het digitale onderzoek (OSINT en SOCMINT)
Is het schriftelijke akkoord binnen? Dan starten we het digitale onderzoek. Alleen even de naam van de kandidaat intypen op Google dekt de lading niet. Om een écht betrouwbaar beeld te krijgen, combineert mijn kantoor gerichte software met handmatig speurwerk.
Eerst gebruiken we ons onderzoeksplatform als vertrekpunt. We voeren de naam, het gsm-nummer en/of het e-mailadres van de kandidaat in. De software doorzoekt vervolgens het internet en brengt de actuele digitale voetafdruk in kaart. Je ziet meteen welke online accounts en profielen op dat moment aan deze gegevens gekoppeld zijn.
Daarna volgt het belangrijkste werk: de handmatige research via OSINT en SOCMINT. Software vindt namelijk wel data, maar begrijpt geen context en ziet geen menselijke verbanden. Ik spit de open bronnen en sociale media zelf door om gedragspatronen te analyseren.
Zie dit als een foto die we op het exacte moment nemen. Binnen twee weken, of zelfs al binnen 24 uur kan de online realiteit er namelijk alweer heel anders uitzien. Door software en handmatig zoeken te combineren, komen verborgen profielen of inconsistenties mogelijk boven water.
Stap 3: Foto-analyse binnen het wettelijke kader
Bijna elk cv heeft een profielfoto. Een kandidaat kiest daar natuurlijk zijn meest professionele plaatje voor. Maar hoe zit het met de andere foto's die online rondslingeren?
Hier trekt de WPO een heel harde grens waar je als onderzoeker absoluut niet overheen mag:
Art. 57, 2°: verbiet het inwinnen en delen van biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie.
Art. 58: verbiedt mij als detective om opdrachten aan te nemen die hierop gericht zijn.
Art. 94: definieert wat we wél mogen (sporen detecteren, verzamelen en analyseren), maar sluit biometrische of genetische gegevens daar strikt van uit.
Het gebruik van automatische software voor gezichtsvergelijking om iemands identiteit biometrisch vast te leggen, is dus wettelijk uitgesloten.
Mijn kantoor pakt dit daarom volledig handmatig aan. Via SOCMINT-onderzoek zoek en analyseer ik openbare sporen. We kijken puur naar de herkomst, eerdere publicaties en de context van de beelden. Welk online gedrag straalt eruit? Matcht de levensstijl met de integriteit die jouw organisatie zoekt? Dit menselijk speurwerk haalt de hiaten tussen het papieren cv. en de realiteit er zo uit.
Stap 4: Referenties natrekken via interviews (Art. 83 WPO)
Het laatste onderdeel is het natrekken van de referenties. Veel organisaties bellen snel het nummer dat op het cv staat. Maar hoe objectief is die persoon? Wat als het nummer niet van een oud-werkgever is, maar van een goede vriend?
Software kan geen telefoon opnemen en een menselijk gesprek voeren. Hier maakt de combinatie van technologie en manueel privaat onderzoekswerk het verschil.
Als privaat onderzoeker mag ik hiervoor gerichte interviews afnemen. Volgens artikel 83 van de WPO mag ik de persoon interviewen, zolang dit volledig volgens de wettelijke bepalingen gebeurt. Dat doen we heel gericht:
Kwalitatieve verificatie: Mijn kantoor checkt onafhankelijk of de opgegeven referentiepersoon daadwerkelijk de achtergrond heeft om de kandidaat objectief te beoordelen. Zo sluiten we vooraf elk risico op een 'opgezette' of valse referentie uit.
Art. 83 WPO: Door het interview onafhankelijk en gestructureerd uit te voeren, horen we exact wat een eerdere werkgever vertelt, en we merken vooral op wat er niet wordt gezegd over de prestaties en betrouwbaarheid.
Sluitende kruisvergelijking: De verkregen feedback uit de interviews wordt direct getoetst aan de rest van de feiten uit het dossier, zodat we een betrouwbaar en helder beeld krijgen van het professionele verleden.
Het eindrapport
Net als bij het digitale onderzoek is deze hele screening een momentopname; een foto van de online realiteit op dat exacte moment.
Alle informatie uit de software, de handmatige checks, en de interviews wordt objectief en rechtsgeldig opgenomen in een helder eindrapport. Je ontvangt een document dat de exacte status van dat specifieke moment weerspiegelt. Geen nattevingerwerk, maar harde feiten zodat je 100% conform de WPO weet wie je in huis haalt.
Blijft uw screening beperkt tot de verpakking op het cv, of wilt u de echte, rechtmatige online realiteit kennen? Plan uw gratis telefonische afspraak via onze contactpagina, of stuur een e-mail.
