Observatie op de werkvloer: wat mag een privaat onderzoeker wettelijk doen?

U heeft een vermoeden. Een medewerker die structureel te vroeg vertrekt. Een verdachte zijdelingse activiteit. Onverklaarbare lekken naar een concurrent. U wilt zekerheid, en u wilt bewijs dat standhoud.

De wet tot regeling van de private opsporing (18 mei 2024) bepaalt exact wat een privaat onderzoeker mag doen, hoe lang, en onder welke voorwaarden. Twee artikelen zijn daarin bepalend voor bedrijfsonderzoek: art. 90 over de duur van observatie, en art. 65 over onderzoek naar werknemers.

Wie de grenzen niet kent, riskeert bewijs dat voor geen enkele rechter standhoudt.

foto © Privé-detective LIVE - Jordanië

Wat zegt art. 90 WPO over de duur van een observatie?

Art. 90 WPO is helder:

"De duur van de observatie van een en dezelfde natuurlijke persoon is gedurende een en dezelfde opdracht of opeenvolgende opdrachten voor dezelfde opdrachtgever en hetzelfde doeleinde beperkt tot een duur minder dan vier opeenvolgende (zesennegentig uur) of niet-opeenvolgende dagen, verdeeld over een maand.

Dat betekent in de praktijk: een privaat onderzoeker mag dezelfde persoon maximaal minder dan vier dagen observeren, opeenvolgend of gespreid over één maand, zolang het gaat om dezelfde opdracht, dezelfde opdrachtgever en hetzelfde doel.

Wat valt onder die grens?

De tijdslimiet geldt voor de combinatie van drie elementen:

De persoon. De grens is persoonsgebonden. Elke te observeren persoon wordt apart beoordeeld.

De opdrachtgever. Uw bedrijf als opdrachtgever telt. Niet de afdeling, niet de vestiging - het bedrijf.

Het doel. Het doel van de opdracht bepaalt mee waar de grens ligt. Een nieuw doel kan een nieuw opdracht rechtvaardigen, maar dat vereist een reële, juridisch onderbouwde andere onderzoeksvraag.

Kan een nieuwe opdracht de teller herstarten?

Neen. Niet voor dezelfde persoon, dezelfde opdrachtgever en hetzelfde doel. De wet sluit dit uitdrukkelijk in door te spreken over "opeenvolgende opdrachten". Een herkansing is wettelijk niet toegestaan zodra de limiet is bereikt voor die specifieke combinatie.

Een nieuwe opdracht is enkel mogelijk als de onderzoeksvraag fundamenteel verschilt. Niet als herformulering van hetzelfde vermoeden, maar als een wezenlijk andere grond.

Art. 65 WPO: de extra voorwaarde voor werknemersonderzoek

Wanneer de te onderzoeken persoon een werknemer is van uw onderneming, geldt er een bijkomende wettelijke voorwaarde.

Art. 65 WPO bepaalt:

"Indien de betrokkene een werknemer is van de opdrachtgever, mag de opdrachthouder een opdracht van private opsporing slechts aanvaarden indien de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer, uitdrukkelijk en transparant bepaald zijn in een reglement."

Concreet: een privaat onderzoeker mag een opdracht met betrekking tot uw eigen werknemer pas aanvaarden als uw bedrijf beschikt over een arbeidsreglement dat uitdrukkelijk en transparant voorziet in de mogelijkheid van private opsporing op de werkvoer.

Wat betekent dit voor uw organisatie?

De doelgroep voor dit artikel omvat onder meer:

• HR-managers en personeelsdirecteurs

• zaakvoerders en CEO's van kmo's

• compliance officers en interne audit functies

• bedrijfsjuristen en legal counsels

• ondernemingen en vermoedens van interne fraude, diefstal of ongewenste nevenactiviteiten

Zonder dat arbeidsreglement kan een privaat onderzoeker de opdracht wettelijk niet aanvaarden. Niet omdat hij dat niet wil, maar omdat de wet hem dat verbiedt.

Dat arbeidsreglement is geen formaliteit. Het is de juridische basis waarom het volledige onderzoek rust.

Waarom is dit zo belangrijk voor de bruikbaarheid van het bewijs?

Bewijs dat verzameld wordt buiten het wettelijk kader is onbruikbaar. Niet gedeeltelijk, volledig. Een rechter zal het weren, en uw dossier valt zonder dat bewijs uiteen.

De schade is dubbel: u betaalt voor een onderzoek, en u verliest uw zaak omdat het bewijs niet correct werd ingezameld.

Een ervaren privaat onderzoeker beoordeelt vooraf welke wettelijke gronden van toepassing zijn, of uw arbeidsreglement voldoet aan de vereisten van art. 65, en hoeveel observatietijd binnen de grenzen van art. 90 haalbaar is voor uw dossier.

Veelgestelde vragen.

Mag een privaat onderzoeker een werknemer observeren zonder dat ik een arbeidsreglement heb?

Neen. Art. 65 WPO verbiedt de opdrachtnemer dit uitdrukkelijk. Zonder geldig arbeidsreglement kan de opdracht niet worden aanvaard.

Ik wil meerdere medewerkers laten observeren.

Elke persoon wordt apart beoordeeld. De tijdslimiet van art. 90 geldt per persoon, per opdrachtgever en per doel. Meerdere personen kunnen dus meerdere geldige opdrachten opleveren, mits elk dossier juridisch correct is opgebouwd.

Telt niet-opeenvolgende observatie ook mee?

Ja. Art. 90 spreekt uitdrukkelijk over zowel opeenvolgende als niet-opeenvolgende dagen, verdeeld over een maand en om de andere dag (geen twee dagen na elkaar). Beite tellen mee voor de limiet.

Conclusie

Art. 90 en art. 65 WPO vormen samen het wettelijke kader voor observatieonderzoek naar werknemers. Beide artikelen zijn niet onderhandelbaar. Wie buiten die kaders opereert, verzamelt onbruikbaar bewijs en stelt zich bloot aan juridisch risico.

Een privaat onderzoeker die correct werkt, werkt binnen die grenzen, en levert u een dossier dat standhoudt.

Wilt u weten wat wettelijk haalbaar is in uw dossier?

Een eerste telefonische afspraak is gratis. Ik beoordeel de haalbaarheid van uw onderzoeksvraag, de vereisten voor uw intern reglement en de observatiemogelijkheden binnen art. 90 WPO.

Plan hier uw gratis telefonische afspraak voor een eerste analyse van uw onderzoeksvraag. Zonder engagement, zonder kosten.